Hasta ahora, teletrabajar era una opción pero, ahora es una necesidad y lo cierto, es que la mayoría de negocios locales no estábamos preparados para esta situación. En #localy.es queremos ofrecer algunos consejos, ideas, herramientas y tips para teletrabajar con el equipo con total normalidad:
1. Créate un calendario semanal de todo lo que tienes que hacer por días
Para acertar en lo que es más o menos prioritario puedes emplear el cuadrante de la Eisenhower, un recurso muy empleado desde hace años pero que vuelve a estar de actualidad ahora. Por ello, es uno de los primeros tips para teletrabajar.
Dwight D. Eisenhower, se dio cuenta que tendemos demasiado a centrarnos en las cosas que son importantes y urgentes a la vez, lo que genera un comportamiento táctico y reactivo ante lo que tenemos en frente, y dejamos a un lado las cosas que son importantes, aunque poco urgentes, lo que sería un comportamiento más estratégico.
Para ello distribuye las tareas en 4 cuadrantes: IMPORTANTE / NO IMPORTANTE / URGENTE Y NO URGENTE.
Como podemos ver en la tabla posterior el cuadrante 1 y el 2 son los más importantes y en los que debemos centrar el 30% de nuestra actividad diaria a cada uno. Pero, es importante destinar un otro 20% de nuestro tiempo al cuadrante 3 pues si los dejamos de lado pueden convertirse en el cuadrante 1.
2. Distribuye la jornada laboral en tramos con descansos
Otro de los tips para teletrabajar consiste en generar tramos para producir, tramos para comunicaciones internas entre el equipo y tramos para el descanso. Por ejemplo:
9,30 - 11,00: Producir
11,00-11,30: Comunicaciones Internas
11,30-12,00: Descanso
12,00-13,30: Producir
13,30-14,00: Comunicaciones
14,00-15,00: Descanso
15,00-16,30: Comunicaciones
16,30-18,00: Producir
3. Emplea las TIC para organizar tus comunicaciones y la información del trabajo
En este sentido podemos reconocer 3 usos de las TIC fundamentales en el teletrabajo:
3.1- Para la organización del trabajo interno:
Es importante contar con un servidor potente que no se caiga y más en estos momentos en los que toda la sociedad está teletrabajando. Uno de los más recomendados por los expertos son los servidores de Amazon aunque el precio puede salirse de presupuesto para los negocios locales.
Nosotros empleamos Google Drive Empresarial cuyo pago es por usuario y sirve tanto para almacenar como para crear todo tipo de documentos (hojas de cálculo, pdf, presentaciones, documentos) como para comunicarse asincrónica (correos, notas, blog y Google Currents) o sincrónicamente (videollamadas y chats).
Por otra parte, podemos emplear aplicaciones de mensajería instantánea para comunicarnos one to one con los compañero o con equipos de trabajo. Bajo nuestra experiencia destacamos Telegram de manera que tendremos por separado la vida persona (en Whatsapp) y la vida profesional.
Telegram, además, tiene la opción de crear canales en lugar de grupos, de manera que solo exista un emisor de comunicación, evitando ruidos necesarios. Este es uno de los tips para teletrabajar más sencillos, pero al mismo tiempo más útil.
Otras menos conocidas pero, también interesante de emplear para la gestión de proyectos también pueden mantener la organización y realizar un seguimiento de la productividad es Slack, Trello, Basecamp o ActiveCollab.
3.2- Para la venta de nuestros productos y servicios:
Es el momento que dejes al lado las bases de datos de clientes en una agenda de papel o el típico excel y que comiences a emplear un CRM: plataforma de almacenamiento, gestión y control de clientes para aumentar tus ventas en función de sus comportamientos e intereses.
Además, a parte de las llamadas de teléfono podemos contar con una estrategia de automatización del proceso de compra, el más empleado es el email marketing. Existen muchas plataformas de email marketing pero, por calidad-precio nos quedamos con tres:
- Hubspot algo costosa aunque con CRM gratuito básico inicial, bastante empleado en negocios locales que cuentan además, con tienda online.
- Get Response: permite hacer webinars y encuestas para tus clientes. Sería una de las más adecuadas sin duda si vendéis cursos o talleres online.
- Mailchimp: es la más económica del mercado en relación a la cantidad de servicios y prestaciones que tiene. Por ejemplo, por 9,99€ tienes estadísticas avanzadas por intereses y rangos de edad de tus clientes y puedes automatizar las felicitaciones de cumpleaños de tus clientes.
3.3- Para la comunicación y atención de los clientes:
Como ya viste en un post anterior, el más reconocido en los últimos tiempos es WhatsApp Business. Tener una cuenta de marca en esta aplicación te permitirá incluir tu información de contacto, subir tus productos, realizar listas de difusión y respuestas automáticas.
Pero si lo tuyo es un trato más cercano o debes de tratar temas más complicados entonces, deberás de emplear herramientas de videollamadas como Skype, Loom, AppSumo o Mentimer.
4. Mejora tu perfil de LinkedIn, Facebook o Instagram
Ahora más que nunca las redes sociales son el canal de comunicación con tus clientes más cercano. Por ello, pon en valor lo que puedes ofrecer y genera contenidos de calidad para atraerlos a tu negocio local.
5. Haz reportes diarios o semanales y motiva a tus empleados
No te obsesiones por el horario que hagan tus empleados pues cada uno en este momento tiene una situación personal determinada y céntrate en las tareas realizadas y sus resultados.
Para ello a parte de pedir a tus empleados que hagan un reporte de las tareas realizadas mediante teletrabajo a través del email, chat o las herramientas de gestión de proyectos que ya emplais convoca reuniones individuales o grupales en las que poder hablar de tareas y en lo qué estás trabajando también con tu supervisor.
Firmado: Lucía Amorós Burguete